• Venda do voucher

No SPA os hóspedes têm a opção comprar vouchers para consumo próprio ou para oferecer a terceiros e solicitar que lhe debitem ao quarto. Através do interface protel, o voucher emitido será lançado à conta do quarto (integrado na reserva do hóspede) e que posteriormente será faturado no ato do check-out.

• Utilização do voucher

Futuramente, o voucher será utilizado no Wellsys como forma de pagamento do serviço prestado. No processo de utilização são gerados 2 tipos de movimentos internos.
1º dar o voucher como utilizado, é emitido uma ‘Anulação Doc.Interno’ faz a devolução, quer o wellsys, quer o protel ficam com o registo da utilização;
2º usar o valor do voucher como forma de pagamento na compra do serviço/produto, é lançado um ‘Doc, Interno de Utilização’, quer o wellsys, quer o protel ficam com o registo do serviço/produto pago pelo voucher.

 Nota:  Ambos ‘documentos internos’ são integrados em protel na reserva _Kasse  (caixa do POS) aberta no momento, sendo que ficarão registados as seguintes 4 linhas:

• • Conta de Lançamento do voucher com o valor a negativo (informa a utilização);
  • O método de pagamento criado em protel para o efeito (por exemplo, “PAG. VOUCHER”) com o valor a positivo
  • Conta de Lançamento do serviço prestado e mapeado no interface protel com o valor a positivo
  • O método de pagamento criado em protel para o efeito (por exemplo, “PAG. VOUCHER”) com o valor a negativo para zerar este método de pagamento no caixa

Resumindo, na utilização do voucher os movimentos do caixa são ZERO, ou seja, são lançadas 4 linhas (2 a positivo e 2 a negativo) terão de ser fechadas no protel num documento interno designado por “DC Control” ou “RESPOS”.

No Wellsys acedem a CAIXA, menu da Venda Vouchers e emitem um voucher do tipo débito ao quarto com a indicação do [produto sugestão], valor, quantidade e nome do cliente comprador. O método de pagamento disponibilizado na combo box será único, ROOM CHARGE.

De seguida o Wellsys questiona se desejam emitir um voucher consoante os dados inseridos na janela anterior. Se tudo estiver em ordem clicam no botão Sim, caso contrário clicam no botão Não.

Após clicarem no botão Sim, é vos apresentado a janela onde terão de clicar no cofre e aqui devem selecionar o quarto onde o hóspede se encontra alojado.

Quando o quarto do hóspede se encontra selecionado, na seguinte janela todos os campos ficam preenchidos. Agora devem clicar no botão Confirmar.

Aguardam para que vos seja apresentada a seguinte mensagem com a confirmação da emissão do voucher e o respetivo número (neste exemplo. Qrt41).

Com isto, o processo de venda de voucher no Wellsys encontra-se concluído.

No protel FO, dentro da reserva do hóspede que comprou o voucher, irão ver que foi efetuado o seguinte lançamento (PS. O nome da conta de lançamento varia consoante o configurado em cada protel SD).

No dia do Check-Out da reserva faturam este encargo e com isto a fatura irá ser comunicada à AT no SAFT do protel.

Num período posterior (até ao prazo de validade do voucher não estar expirado) a pessoa que recebeu o voucher  vai ao SPA usufruir dos produtos/serviços prestados. No momento da venda, entrega o voucher emitido como forma de pagamento. De seguida vou vos demonstrar como utilizar no Wellsys este voucher.

Tendo por base o seguinte cenário, no editor de vendas temos o seguinte tratamento lançado.

Para utilizarem o voucher devem aceder ao seguinte menu, a partir do botão da direita do rato.

Na seguinte janela será vos questionado para introduzirem o nº do voucher ou então podem pesquisa-lo clicando para isto no botão

Aqui dentro podem pesquisar pelo tipo de voucher, nº do voucher ou data de emissão. Depois de encontrarem o voucher do hóspede basta-vos clicar no botão Selecionar.

De seguida clicam no botão Utilizar.

Depois o Wellsys, como forma de segurança, questiona-vos se de facto pretendem utilizar este voucher.

O editor de vendas automaticamente vos troca o tipo de documento a ser emitido para um documento interno (não vai no SAFT do Wellsys) referente à utilização do Voucher. Aqui só devem clicar no botão Confirmar para que o documento seja emitido.

Com isto, a utilização deste voucher no Wellsys como forma de pagamento encontra-se concluída.

Conforme explicado no separador 1. Introdução desta FAQ, no protel FO são lançados 4 linhas na _Kasse que se encontra aberta na QV 8002 sempre que existam lançamentos com origem nos POS/SPA. No final do dia antes de efetuarem o Fecho do dia no protel, devem fechar a janela A da _Kasse com um documento do tipo DC Control ou RESPOS (documentos internos do protel que não vão no SAFT).

Com isto a receita gerada pelo lançamento da CL Voucher no ato da compra é zerada e substituída pela receita na CL SPA Tratamentos (varia consoante o nome configurado no protel SD). Os dois métodos de pagamento PAG. Voucher anulam-se um ao outro, sendo o total em caixa zero.

No Wellsys existe um menu onde é possível efetuar outro tipo de operações com os vouchers emitidos, para isto devem aceder ao seguinte menu.

Aqui dentro podem selecionar o tipo de voucher que querem pesquisar, o número do voucher, a data de emissão ou através da ficha do hóspede. 

Os vouchers emitidos possuem dois estados com diferentes significados.

Voucher pronto a ser utilizado

Voucher já utilizado

Clicando com o botão do lado direito do rato em cima da linha do voucher é vos apresentado diversas opções sendo as mais importantes as seguintes.

1. Dados Voucher – aqui podem consultar os dados do voucher emitido
2. Observação – aqui podem acrescentar uma observação interna ao voucher
3. Imprimir – aqui podem reimprimir o voucher
4. Navegador (comprador) – aqui acedem diretamente ao navegador da ficha do hóspede que adquiriu este voucher
5. Log Voucher – aqui é vos apresentado o histórico do voucher, desde a sua emissão, anulação e utilização. Por exemplo:

Por último na janela principal da manutenção dos vouchers existe o seguinte botão que vos permite anular o documento de emissão da compra do voucher em caso do hóspede mudar de ideias ou em caso de engano do STAFF na emissão do voucher. No entanto é importante deixar a seguinte ressalva, vouchers do tipo débito ao quarto em que o hóspede que comprou o voucher já não está alojado no hotel, este botão encontrar-se-á indisponível.

Independentemente do tipo de voucher, os vouchers emitidos em Wellsys são de utilização única, isto é, se um hóspede vos apresentar um voucher com valor de 100€ e o serviço prestado é superior ou inferior ao valor do voucher, o Wellsys não vos vai permitir fechar a conta no editor de vendas se o saldo não for igual a zero. De seguida vamos vos apresentar os dois cenários em separado e a forma como o ultrapassarem.

Cenário 1 – Valor do voucher superior ao valor do serviço prestado

Imaginemos o seguinte caso em que o valor do serviço prestado é de 150 € e o voucher que o hóspede vos entregou possui o valor de 200 €. 

Neste momento temos em saldo o valor de 50 € negativos, logo não será possível fechar a conta sem regularizarmos o saldo. Para isto temos duas soluções:

• Clicamos no botão Confirmar e o Wellsys lança-vos automaticamente no editor de vendas um produto denominado por “Suplemento Voucher” no valor de 50 € para colmatar a diferença.

• Ou, caso o hóspede pretenda comprar um produto em que o valor seja superior ou igual 50 €, sendo que se for superior deverão efetuar um desconto ao produto até que o valor do mesmo seja 50 €. Imaginemos o seguinte caso em que o valor do produto é de 80 €, aqui vão ter de efetuar um desconto de 30 € da seguinte forma.

Na lista dos descontos, deverão selecionar um desconto do tipo variável em dinheiro.

Como se trata de um desconto que obriga a justificação, deverão escrever o motivo do porquê estão a efetuar o desconto.

De seguida indicam o valor do desconto, neste caso queremos descontar 30 €.

Após aplicarem o desconto ao produto, o saldo da conta no editor de vendas é zero, logo já podem clicar no botão Confimar para concluírem a emissão do documento. 

Por último neste cenário, como efetuaram o desconto de 30 € ao produto, agora vão ter de lançar novamente no editor de vendas o mesmo produto no valor de 30 € para que o hóspede possa pagar com outra forma de pagamento (CASH, Multibanco, etc) ou, inclusive, debitar ao quarto caso este pretenda pagar no protel FO. Da mesma forma que foi explicado em cima, lançam o produto e efetuam um desconto de 50 €.

Cenário 2 – Valor do voucher inferior ao valor do serviço prestado

Ao contrário do cenário 1, aqui o valor do voucher não é suficiente para pagar o valor do serviço prestado, logo vamos ter de aplicar um desconto ao serviço prestado tal e qual explicado no cenário 1.

Imaginemos o seguinte caso em que o valor do serviço prestado é de 150 € e o valor do voucher é 100 €.

Aqui aplicam o desconto de 50 € ao serviço prestado tal e qual demonstrou-se no cenário 1.

Posteriormente vão ter de lançar novamente no editor de vendas o mesmo serviço prestado pelo hóspede só que desta vez terão de aplicar um novo desconto no valor do voucher. Desta forma o hóspede já poderá pagar com outro método de pagamento o remanescente do serviço prestado.

Cenário Extra

Os vouchers emitidos em Wellsys possuem uma taxa de IVA 23%, isto significa que só podem utiliza-lo em serviços com taxa de IVA 23%. Se por ventura no editor de vendas selecionarem um produto com taxa de IVA diferente de 23%, o Wellsys vai vos apresentar a seguinte mensagem.

A solução aqui passa por selecionarem um serviço com taxa de IVA 23%.